Impreza plenerowa w Okienniku – organizacja eventu pod chmurką

Dobry event plenerowy nie zaczyna się od wyboru dekoracji ani atrakcji. Najpierw trzeba zdecydować, jak uczestnicy mają spędzać czas. Czy większość programu będzie odbywać się na zewnątrz? Czy potrzebna będzie część oficjalna, prezentacja albo wystąpienia? Czy wydarzenie ma trwać kilka godzin, czy cały dzień? Dopiero wtedy można sensownie rozplanować przestrzeń i ustalić, czego naprawdę potrzeba.

Największym błędem bywa traktowanie pleneru jak sali bez dachu. Tymczasem wydarzenie na świeżym powietrzu ma własny rytm. Ludzie częściej się przemieszczają, tworzą mniejsze grupy, wracają do rozmów po przerwie, zatrzymują się przy gastronomii albo odchodzą na chwilę od głównej części programu. Warto więc pozostawić trochę przestrzeni, zamiast próbować wypełnić każdy metr stołami i atrakcjami.

Przy planowaniu dobrze wcześniej przemyśleć:

• gdzie znajdzie się główna część wydarzenia,
• w jaki sposób goście będą przechodzić pomiędzy poszczególnymi strefami,
• czy potrzebna jest przestrzeń na spokojniejszą rozmowę,
• jak będzie wyglądała gastronomia i serwis,
• gdzie uczestnicy schronią się przy nagłej zmianie pogody,
• czy program wymaga osobnego miejsca na muzykę, prezentację albo część integracyjną.

Plan awaryjny nie powinien być przy tym traktowany jak pesymistyczny dodatek. To po prostu część dobrej organizacji. Właśnie dzięki niemu organizator nie musi przez cały dzień zerkać w niebo i zastanawiać się, czy za chwilę trzeba będzie odwoływać kolejne punkty programu.

Okiennik daje możliwość organizowania wydarzenia, które korzysta z otoczenia, ale jednocześnie zachowuje własne zaplecze. Sala ma około 600 m² powierzchni i może pomieścić wydarzenia do 500 osób. Można ją również podzielić na cztery niezależne części po około 150 m². Wokół znajduje się zielona strefa, która naturalnie rozszerza przestrzeń eventu poza samą salę.

To właśnie możliwość podziału jest ciekawa przy wydarzeniach, które zmieniają charakter w ciągu dnia. Jedna część może służyć jako przestrzeń do spotkania lub prezentacji, druga jako miejsce rozmów, a później całość może zostać wykorzystana w zupełnie innym układzie. Nie trzeba od początku zamykać wydarzenia w jednym scenariuszu.

Plenerowy charakter Okiennika nie oznacza też, że wszystko musi odbywać się wyłącznie na trawie. Znacznie ciekawiej działa połączenie obu światów. Część oficjalna może mieć bardziej uporządkowaną formę, po której uczestnicy wychodzą na zewnątrz, zmieniają tempo i przechodzą do mniej formalnej części spotkania. W przypadku integracji, pikników czy bankietów takie przejście często przychodzi bardzo naturalnie.

Dużą zaletą jest także położenie tuż za Hotelem Ostaniec. Dzięki temu event nie funkcjonuje jak odizolowana impreza ustawiona gdzieś na otwartym terenie, ale pozostaje częścią większego kompleksu. To szczególnie ważne przy wydarzeniach trwających do wieczora albo łączonych z noclegiem.

Nie każdy event potrzebuje przez cały czas jednej głównej sceny. Czasem po części oficjalnej najlepiej działa zmiana otoczenia i przejście do miejsca, które samo z siebie obniża poziom formalności. Osada Zborów dobrze wpisuje się właśnie w taki moment wydarzenia.

Na jej terenie znajduje się 800 m² zielonej przestrzeni przeznaczonej do imprez plenerowych. Do tego dochodzi Restauracja Gościniec oraz bardziej rekreacyjny charakter całego miejsca. Dzięki temu Osada może być naturalnym uzupełnieniem programu, szczególnie gdy organizator chce dać uczestnikom więcej swobody po kilku godzinach spotkania.

Nie chodzi o to, żeby przenosić tam całe wydarzenie. Ciekawszy efekt daje wykorzystanie różnych przestrzeni zgodnie z ich charakterem. Okiennik może pozostać centrum eventu, podczas gdy bardziej swobodny fragment dnia – ognisko, kolacja czy integracja – zyskuje inne tło. Wszystkie te miejsca funkcjonują w obrębie jednego Resortu Jurajskiego, więc zmiana atmosfery nie musi oznaczać organizowania transportu pomiędzy oddalonymi lokalizacjami.

Otwarty już Hotel Berkowa daje kolejną możliwość szczególnie przy eventach, które nie kończą się na kilku godzinach spędzonych w Okienniku. Hotel działa już jako część Resortu Jurajskiego i łączy zaplecze noclegowe z rozbudowanymi przestrzeniami konferencyjnymi, restauracjami i częścią rekreacyjną.

Najciekawsze jest tu jednak nie samo nagromadzenie funkcji, ale możliwość zbudowania wydarzenia na zasadzie kontrastu. Pierwsza część dnia może odbywać się na świeżym powietrzu, przy bardziej swobodnym ustawieniu i jurajskim krajobrazie w tle, a później uczestnicy mogą przejść do zupełnie innego rytmu. W Berkowej działają restauracje, centrum konferencyjne, klub z parkietem, kręgielnia oraz przestrzenie przeznaczone na większe spotkania.

Przy większych wydarzeniach daje to swobodę w układaniu programu bez konieczności zamykania wszystkich jego części w jednym miejscu. Plener może pozostać głównym motywem dnia, ale gala, kolacja czy bardziej formalne podsumowanie nie muszą być organizowane w dokładnie tej samej przestrzeni. Taki podział często pomaga utrzymać dynamikę wydarzenia i sprawia, że kolejne części nie zlewają się w jedno.

Udana impreza pod chmurką nie polega na tym, żeby wszystko przenieść na zewnątrz. Znacznie ważniejsze jest znalezienie odpowiednich proporcji pomiędzy otwartą przestrzenią, częścią zadaszoną, gastronomią, rozmowami i momentami, w których uczestnicy mogą zwyczajnie odpocząć. Im bardziej naturalnie te elementy się ze sobą łączą, tym mniej wydarzenie przypomina sztywny harmonogram, a bardziej dobrze zaplanowany dzień.

Okiennik daje możliwość budowania właśnie takiego scenariusza. Duża sala, możliwość jej podziału i zielone otoczenie pozwalają zmieniać charakter wydarzenia bez konieczności zmiany lokalizacji. Sąsiadujący Hotel Ostaniec może przejąć bardziej hotelową część pobytu, Osada Zborów wnosi swobodniejszy, terenowy klimat, a otwarty już Hotel Berkowa rozszerza możliwości o większe wydarzenia, gastronomię i wieczorną część programu.

Jeśli więc planujesz event, który ma wyjść poza klasyczną salę konferencyjną, warto spojrzeć na Okiennik nie tylko jak na miejsce pod dachem, ale jak na punkt wyjścia do całego wydarzenia. Dobrze wykorzystana przestrzeń plenerowa potrafi zmienić atmosferę spotkania bardziej niż kolejna atrakcja wpisana do programu.

W przypadku Ostańca największe znaczenie ma bliskość. Sala Plenerowa Okiennik znajduje się tuż za hotelem, więc oba miejsca można potraktować nie jako dwa osobne obiekty, ale jako dwa różne rytmy jednego wydarzenia.

To szczególnie wygodne, gdy event zaczyna się wcześniej, trwa do późnego wieczora albo łączy część plenerową z noclegiem. Hotel ma własne sale konferencyjne, restaurację, ogród zimowy, tarasy oraz przestrzenie, które pozwalają uczestnikom odpocząć po bardziej intensywnej części dnia. Nie trzeba więc próbować zmieścić wszystkich elementów wydarzenia w samym Okienniku.

Takie połączenie dobrze działa również wtedy, gdy grupa jest zróżnicowana. Jedni uczestnicy mogą chętnie zostać dłużej w części plenerowej, inni wcześniej wrócą do hotelu, a organizator nie musi budować dwóch odrębnych logistycznie wydarzeń. Właśnie ta bliskość sprawia, że plener zachowuje swobodny charakter, ale nie staje się przedsięwzięciem trudnym do kontrolowania.