Catering na konferencję – na co zwrócić uwagę przy wyborze menu

Pierwszym kryterium powinna być długość wydarzenia. Przy spotkaniu trwającym kilka godzin wystarczy zwykle kawa, herbata, woda i niewielkie przekąski. Jeśli konferencja zajmuje większość dnia, potrzebny jest już lunch z pełnowartościowym daniem głównym. Nie powinien jednak być przesadnie ciężki. Bardzo duże porcje, tłuste sosy czy rozbudowany deser w środku dnia mogą sprawić, że uczestnicy wrócą na salę bardziej senni niż wypoczęci.

Drugą kwestią jest pora dnia. Inne przekąski sprawdzą się rano, inne po południu, a jeszcze inne podczas wieczornego networkingu. Trzeci element to liczba uczestników, ponieważ wpływa nie tylko na ilość jedzenia, ale również na sposób jego wydawania. Przy kilkuset gościach nawet dobre menu nie zda egzaminu, jeśli wszyscy będą musieli korzystać z jednego punktu serwisowego.

Warto też od razu zadbać o różne potrzeby żywieniowe. Opcja wegetariańska nie powinna być przygotowywana wyłącznie dla osób, które wcześniej ją zamówiły – często wybierają ją także inni uczestnicy. Informacje o alergiach i bardziej restrykcyjnych dietach najlepiej zebrać podczas zapisów. Piątym elementem jest prostota. Dobre menu konferencyjne nie musi imponować liczbą potraw. Ważniejsze, żeby dania były wygodne do zjedzenia, łatwo dostępne i pasowały do tempa wydarzenia.

Sposób podania potraw ma równie duże znaczenie jak samo menu. Bufet dobrze sprawdza się podczas większych konferencji, ponieważ uczestnicy mogą samodzielnie wybrać dania i szybciej przejść do posiłku. Przy dużej grupie trzeba jednak zadbać o kilka punktów dostępu do potraw, żeby przerwa nie zamieniła się w oczekiwanie w kolejce.

Serwis do stołu lepiej pasuje do mniejszych, bardziej formalnych spotkań albo kolacji zamykającej konferencję. Wymaga więcej czasu, ale pozwala nadać wydarzeniu spokojniejszy charakter. Z kolei finger food jest dobrym rozwiązaniem podczas networkingu, kiedy uczestnicy powinni móc swobodnie przemieszczać się i rozmawiać bez siadania przy stole.

Nie ma jednej formy odpowiedniej na cały dzień. Często najlepiej połączyć kilka rozwiązań: rano klasyczną przerwę kawową, w południe bufet, a wieczorem lekkie przekąski sprzyjające rozmowom. Wtedy gastronomia zmienia się razem z charakterem programu, zamiast narzucać mu jeden schemat.

W Ostańcu łatwo oddzielić pracę od gastronomii dzięki różnym przestrzeniom restauracyjnym. Hotel dysponuje między innymi Restauracją Główną, Ogrodem Zimowym oraz Salą Kominkową, co pozwala zmienić otoczenie bez opuszczania obiektu.

Przy konferencji dla mniejszej lub średniej grupy taka zmiana miejsca ma znaczenie. Uczestnicy wychodzą z sali, przestają patrzeć na ekran i mają chwilę na rozmowy niezwiązane bezpośrednio z prezentacją. Lunch nie musi więc być kolejnym punktem do „odhaczenia”. Może po prostu wyznaczać moment, w którym pierwsza część dnia naprawdę się kończy, a kolejna zaczyna dopiero po odpoczynku.

Osada Zborów dobrze pasuje do konferencji i szkoleń, które nie mają bardzo oficjalnego charakteru. Sala konferencyjna może działać jako jedna przestrzeń albo zostać podzielona na dwie mniejsze, a Restauracja Gościniec z tarasem daje możliwość naturalnego oddzielenia części roboczej od posiłku.

Przy takim formacie nie ma potrzeby budowania rozbudowanego serwisu. Znacznie ważniejsze jest to, żeby uczestnicy mogli po kilku godzinach warsztatu zmienić otoczenie, spokojnie zjeść i wrócić do dalszej części spotkania bez wrażenia, że wydarzenie zostało sztucznie przerwane. Właśnie tutaj dobrze sprawdza się prostszy lunch albo bufet, który nie wymaga bardzo formalnej oprawy.

Przy wyborze cateringu warto zacząć od programu, a nie od listy potraw. Długość wydarzenia, pora przerw, liczba uczestników, sposób serwisu i różne potrzeby żywieniowe powiedzą o właściwym menu znacznie więcej niż najbardziej rozbudowana karta.

Dobrze zaplanowana gastronomia jest niemal niewidoczna – pojawia się wtedy, kiedy jest potrzebna, nie tworzy kolejek i pozwala uczestnikom wrócić do programu bez poczucia przeciążenia. Jeśli planujesz konferencję w Resorcie Jurajskim, warto więc już na początku ustalić nie tylko liczbę gości, ale również rytm całego dnia. To właśnie on powinien decydować o tym, co i kiedy znajdzie się na stole.

W Berkowej wybór menu trzeba rozpatrywać przede wszystkim w kontekście skali. Hotel ma 10 sal konferencyjnych, a restauracja bufetowa mieści około 300 osób i jest połączona z tarasem dla około 120 gości. Do dyspozycji pozostają również restauracja à la carte, lobby bar oraz duża sala bankietowa.

Przy większym wydarzeniu daje to możliwość wyraźnego rozdzielenia poszczególnych części dnia. Lunch może mieć swobodniejszą, bufetową formę, natomiast wieczorna kolacja czy gala mogą otrzymać zupełnie inną oprawę. Dzięki temu gastronomia nie musi wyglądać tak samo od pierwszej przerwy aż do zakończenia konferencji.

To szczególnie dobrze sprawdza się przy wydarzeniach trwających cały dzień lub kilka dni. Zamiast powtarzać jeden schemat posiłków, można zmieniać ich charakter wraz z programem – od szybkiej przerwy, przez lunch, aż po bardziej uroczyste zakończenie.